Emblavez Connect’ est un service numérique mutualisé destiné aux communes de l’Emblavez, en Haute-Loire.
Secteur
Collectivités territoriales
Cas d'étude
Mutualisation de la gestion documentaire et des processus administratifs
Taille de l'entreprise
1-11 employés
Localisation
Le Puy-en-Velay
À propos
Emblavez Connect’ est un service numérique mutualisé destiné aux communes de l’Emblavez, en Haute-Loire. Animé par une équipe expérimentée, le dispositif accompagne 11 collectivités dans leur transformation digitale, en facilitant la gestion de leurs services administratifs grâce à des outils numériques modernes et interconnectés.
"Ce projet avec Emblavez Connect est un bel exemple de ce que la dématérialisation peut apporter aux collectivités : plus de fluidité, plus de cohérence entre les services, et surtout un gain d’autonomie pour chaque commune."
Jean-Philippe Fraisse
CEO d'INDEX
Fonctionnalité préférée
Portail RH centralisé pour agents des communes
Défis rencontrés
Les communes de l’Emblavez souhaitaient moderniser et centraliser la gestion de plusieurs fonctions administratives, tout en facilitant l’accès aux documents pour les agents et élus. Parmi les problématiques principales :
Une gestion éclatée des plannings et réservations (salles municipales, ressources locales).
Un archivage hétérogène des flux fournisseurs et documents RH.
Une absence de portail unifié pour les agents et les démarches RH.
Une difficulté à publier et archiver efficacement les actes officiels.
Solutions mises en place
INDEX a déployé une solution EzGED complète, couvrant à la fois la dématérialisation, l’archivage et la mise en réseau des communes, avec une approche pédagogique et progressive. Les applications intégrées incluent :
Un planning partagé des salles municipales.
La gestion et l’archivage des flux fournisseurs.
Un portail RH pour les agents, incluant la gestion des dossiers et la dématérialisation des échanges.
L’archivage et la publication des actes officiels.
Un affichage dynamique dans les mairies pour renforcer l’accès à l’information.
Résultats obtenus
Simplification des processus administratifs, centralisés sur une plateforme unique.
Gain de temps significatif dans la gestion quotidienne pour les agents communaux.
Modernisation de la communication intercommunalité/citoyens, avec des interfaces adaptées.
Visibilité et pilotage accrus sur l’ensemble des documents partagés et archivés.
Cette solution est le premier projet GED mené de A à Z pour un service mutualisé, un véritable modèle reproductible pour d’autres collectivités.
Le retour du client
"Merci pour cette réunion très constructive… Quel beau projet ! C’est le premier projet que nous menons de A à Z pour le service mutualisé."
Stéphane Souton, Grégory Petitclerc, Robin Gaudin
Animateurs TIC